Создание, настройки и доступ к проекту
Пространство — ваше корпоративное пространство, внутри которого создаются проекты и сессии.
Проект — это папка в которой находятся сессии (тренинг, комната, совещание, ассессмент или любая другая онлайн встреча). Аналог папки на рабочем столе компьютера. В родительском проекте, можно создавать неограниченное кол-во дочерних проектов, сессий и загружать файлы.
Создание проекта
Чтобы создать проект:
- Зайдите в пространство, нажмите «+ Создать проект»
2. В открывшейся вкладке настроек проекта, введите название, загрузите обложку и описание при необходимости.
Название(1), обложка для отображения в личном кабинете(2) и для регистрации(3), описание для основной информации и для регистрации (4) и предварительный просмотр (5), где можно проверить обложку глазами участников.
Для отображения изображения на странице регистрации вы можете загрузить обложку. Любую картинку с вашего устройства.
Данная обложка отображается у участников после того как вы им отправили ссылку-инвайт. Перейдя по вашей ссылке — приглашению на сессию, пользователь будет видеть картинку обложки и название вашего проекта.
Ниже расположен скриншот отображения страницы регистрации глазами участника:
3. Когда ввели все данные, пролистайте страницу вниз и нажмите кнопку «Создать».
Поздравляем, вы создали проект! Теперь в нем можно создавать другие проекты, сессии и загружать файлы.
Где найти файлы из «Библиотеки документов»
Больше нет такой сущности, как «Библиотека документов», которая раньше была на всё пространство. Мы улучшили этот функционал и сделали возможность в каждом проекте размещать и просматривать файлы. Подробнее про «Файлы» можно прочитать дальше или перейти на эту страницу.
Если ранее, до 2024 года использовали «Библиотеку документов», все содержимое из библиотеки можно посмотреть в проекте вашего пространства, под названием «!Библиотека документов». Он отображается первый в списке и расположен в левой части экрана под словом «Проекты».
При этом другие роли: ведущий и пользователь тоже видят папку «!Библиотека документов», если зайдут в пространство.
Эта папка аналог прошлой библиотеки документов, поэтому она доступна всем ролям на платформе, даже если это будет новый пользователь.
Вы в любой момент можете продумать свою структуру размещения документов. Скопировать или переместить файлы из проекта «!Библиотека документов» в другие проекты и удалить общую папку, если она не должна отображаться всем ролям.
Обращаем внимание если до 2024 года, библиотекой документов не пользовались, проект под названием «!Библиотека документов» не отобразится.
Зайдя в папку «!Библиотека документов» отобразится все, что было загружено ранее. Здесь же можно найти облачные записи сессии (1).
Можно скопировать или переместить содержимое проекта в другой проект, или в проект другого пространства (если он имеется).
Аналогично копировать или перемещать можно любые проекты/сессии/файлы.
Для этого, поставьте галочку в квадратике, в левой верхней части необходимого проекта (1). Затем в правой части нажмите три точки (2), далее «Скопировать» (3) или «Вырезать» (переместить) (4). Далее перейдите в проект, в который необходимо скопировать/переместить содержимое, в нем нажмите снова на три точки (2), далее «Вставить» (5). Если кнопка «Вставить» (5) отображается серым (она не активна), значит вы не скопировали элементы.
Создание проекта в пространстве
Создавать проекты в пространстве могут только две роли: владелец и администратор пространства. Для этого, в правой части экрана расположена кнопка «+Создать проект» (1).
Правее от этой кнопки расположены три точки с дополнительным меню (2): «Скопировать», «Вырезать», «Вставить», «Удалить».
Имеющиеся проекты можно выделять. В левом углу проекта нажать на белый квадратик (3). Выделенные проекты, можно скопировать, вырезать(переместить), вставить и удалить.
У каждого проекта, правее от названия расположены три точки.
По нажатию на них, можно сделать ряд действий с проектом: «Редактировать», «Отправить отчет на почту», «Копировать», «Вырезать» (Переместить), «Удалить».
Владелец и администратор пространства могут выдавать доступ к проекту, для других участников. К примеру, сделать администратором проекта своих коллег.
При этом, администратор проекта видит только те проекты, к которым имеет доступ и может заходить в проект по нажатию на него левой кнопкой мыши.
Управлять доступами можно во вкладке «Пользователи».
Настройка доступа в проект
Доступ к проекту предоставляется на странице проекта во вкладке «Доступ». Доступ к этой вкладке имеется у владельца пространства, администратора пространства и администратора проекта.
Здесь отображается список пользователей, которые имеют доступ к проекту, а также можно посмотреть список всех пользователей вашего пространства.
Предоставить доступ и назначить пользователя администратором может владелец пространства. Администратор пространства может предоставить доступ к проекту другим пользователям, но не может назначать администраторов
В списке вы видите имя пользователя, аватарку, e-mail, статус (добавлен в проект или нет). Нажимая на переключатель, вы можете добавить их в проект, или удалить из проекта.
Когда у вас много пользователей, то можно отметить в списке галочками нужных участников, и в появившемся меню «Действия» разрешить выбранным пользователям доступ к проекту или закрыть.
Участников можно сортировать по принадлежности к проекту, используя кнопку «Все пользователи» и выбрав нужное в выпадающем списке. По умолчанию, показаны все пользователи вашего пространства.
На странице работает поиск.
Искать вы можете по e-mail, по имени или сразу по этим двум параметрам одновременно. Для этого нажмите на «Искать везде» и выберите в меню нужный вам параметр.
В списке пользователей доступна сортировка по возрастанию и по убыванию, по имени, электронному адресу и статусу. Нажимая в первый раз, пользователи сортируются по возрастанию по этому полю, следующий — сортировка по убыванию.
Чтобы отсортировать список, нажмите возле нужного вам пункта.
Если выбрана сортировка по возрастанию, то сначала отображаются пользователи со статусом «Добавлен», отсортированные по имени по возрастанию, потом все остальные, отсортированные по имени по возрастанию. Если выбрана сортировка по статусу по убыванию, по сначала отображаются пользователи, не имеющие доступа к проекту, отсортированные по имени по возрастанию, потом со статусом «Добавлен», отсортированные по имени по возрастанию.
Если участники не помещаются на один экран, внизу появляются номера страниц, между которыми можно переключаться кликнув на номер страницы или стрелки.
Импорт пользователей
Администратор или владелец пространства и проекта может добавлять новых участников в проект, используя функцию «Импорт пользователей».
Для этого необходимо перейти в проект, далее вкладка “Доступ”.
В правой части экрана необходимо нажать на кнопку тёмно-серого цвета “Импортировать пользователей”. В середине экрана появится окно «Импорт пользователей», где требуется скачать «Пример файла». Данный файл загрузится на ваш компьютер. Следует его открыть и заполнить необходимую информацию.
Типы и формат файлов
- Загружать можно файлы формата xls,xlsx,csv.
- В файле обязательно должны быть колонки: name, e-mail, временный пароль, доп.информация.
Обратите внимание: в колонке “временный пароль” рекомендуем использовать одинаковый пароль для всех пользователей. Поскольку при входе на платформу участникам необходимо будет указать свой индивидуальный пароль.
После загрузки “Пример файла”, откройте данный файл и обязательно удалите тестовых пользователей из строк 2, 3 и 4. Вместо тестовых пользователей укажите данные ваших участников.
Не удаляйте 1 строку с заголовками «name, e-mail, временный пароль, доп. информация». Затем заполните данные ваших участников, начиная со второй строки. Теперь вы можете сохранить документ и загрузить его на платформу.
Информация о загруженных пользователях
Когда вы загрузите файл на платформу, отобразится окно с информацией о пользователях.
Полный обзор состояния загрузки участников:
Все — показано общее количество загружаемых участников;
Успешные — отображает количество участников, которые были успешно загружены;
Ошибки — отображает строки красного цвета, в которых обнаружены проблемы. В таких случаях, рекомендуется внимательно проверить наличие лишних символов, таких как запятые, вопросительные знаки, пробелы или использование кириллической письменности. Для устранения ошибок исправьте символы в файле и повторите процесс загрузки документа.
Уже существуют — указывает на то, что данные пользователей уже были предварительно загружены в проект.
После нажатия кнопки «Продолжить» (1), появится уведомление “Пользователи успешно импортированы” (2) в ваш проект.
Ограничение доступа к сессии
В сессии присутствует настройка «Ограничить доступ к сессии»
При нажатии на кнопку открывается список с участниками проекта
- если настройка «Ограничить доступ к сессии» выключена, любой пользователь проекта может войти в сессию
- если настройка «Ограничить доступ к сессии» включена, только «добавленный» пользователь может войти в сессию
- пользователь в пространстве видит только те сессии к которым имеет доступ
Если вам нужно полностью закрыть доступ на сессию после завершения, вы можете воспользоваться настройкой «Закрыть сессию по окончанию».
Рассылка напоминаний
В настройках сессии есть возможность настроить рассылку писем с напоминанием о сессии:
Эта функция доступна как только вы назначите время и дату сессии. Уведомления можно отправить сразу, как только сохраните настройки («Сразу при сохранении») или же за определённое время до начала сессии. Чтобы редактировать это время, сначала поставьте галочку, и после этого редактирование доступно:
